Chaque km compte : les règles comptables à ne pas zapper

J'espère que tu profites pleinement du beau temps que l'été nous offre jusqu'à maintenant. Je sais que l’été est souvent synonyme de petits road trips, de rencontres clients sur la route, de cafés improvisés en déplacement… et c’est justement le bon moment pour te rappeler ce que tu peux (et DOIS) faire côté comptabilité quand tu te déplaces pour affaires.

🚨 Ce que plusieurs entrepreneurs oublient (et qui peut coûter cher)

Oui, les déplacements d’affaires sont déductibles… mais pas à n’importe quelle condition ! Tu dois garder une preuve du déplacement, justifier qu’il est lié à ton entreprise, et tenir un registre des trajets.

Si tu veux que ton kilométrage soit accepté en cas de vérification, il faut que ce soit documenté… pas juste basé sur le feeling du moment !

Ce que tu peux faire maintenant pour être prêt.e :

1. Note chaque déplacement : pour qui, pourquoi, d’où à où, combien de km.

2. Utilise une application ou un carnet de bord (même papier, ça passe si c’est rigoureux).

3. Sépare clairement les déplacements perso et pro : sinon, bonjour le casse-tête (et les refus de RQ ou l’ARC).

Tu es travailleur autonome : attention au calcul !

En tant que travailleur autonome, tu dois calculer la portion de dépenses de ton véhicule selon le pourcentage d’affaire. Et comment on trouve ça, le pourcentage d’affaire ? Super simple : total des kilomètres pour affaires ÷ total des kilomètres parcourus (affaires + perso). Ce ratio s’applique à toutes les dépenses liées à ton véhicule (essence, entretien, immatriculation, assurances, etc.).

Et si durant l'année, tu ne notes que tes déplacements d’affaires, tu dois quand même être capable de prouver le total de tes kilomètres parcourus dans l’année. Comment faire ? Prends une photo 📸 de ton odomètre chaque 1er janvier ! Un p’tit clic en début d’année, et voilà ton point de départ enregistré !

Exemple : si 40 % de tes km annuels sont pour les affaires, tu peux déduire 40 % de tes dépenses admissibles.

Tu es entrepreneur incorporé : deux scénarios possibles

1. La voiture appartient à l’actionnaire (toi) :

   • Tu peux demander un remboursement kilométrique à ta société pour chaque déplacement d’affaires effectué avec ton véhicule personnel.

   • Le taux de remboursement doit être raisonnable, appuyé par un registre précis, et se référer aux taux publiés chaque année par Revenu Québec et l'ARC sur leurs sites officiels : Référence taux km raisonnable

2. La voiture appartient à l’entreprise :

   • Toutes les dépenses liées au véhicule passent dans les dépenses d’entreprise (carburant, entretien, assurances, etc.).

   • MAIS attention : tu pourrais avoir un avantage imposable personnel si tu utilises le véhicule à des fins personnelles

Mon outil chouchou : MileIQ

Si tu veux une suggestion concrète : j’utilise l’application MileIQ depuis plusieurs années et je l’ADORE. 🙌

Elle enregistre automatiquement tes trajets et tu peux les classer en affaires ou personnel en quelques balayages rapides chaque jour. C’est super intuitif et ça prend moins de 3 minutes par jour pour rester à jour.

👉 Et non, je ne reçois aucune commission : je te la recommande juste parce qu’elle m’a sauvé des heures (et du stress) !

Petit rappel important :

Les gouvernements (Revenu Québec et l’ARC) peuvent demander des justifications jusqu’à 3 ans en arrière.

Donc refaire des registres de déplacements rétroactivement, c’est non seulement pénible, mais aussi très risqué côté exactitude. À l’inverse, une appli comme MileIQ t’évite tout ça au quotidien.

Pas de registre = Pas de déduction. C’est aussi simple (et plate) que ça.

En résumé :

✔️ Chaque km = une opportunité d’économie.❌ Chaque oubli = un stress ou une dépense inutile.

👉 Donc peu importe que tu sois travailleur autonome ou entrepreneur incorporé : le registre des déplacements est INÉVITABLE, il reste la base de toute justification.

Le choix est simple : un petit effort régulier maintenant… ou un gros rattrapage stressant plus tard ?

Je te souhaite un magnifique week-end 🔆🔆🔆

Nathalie

#logbook #registrekilométrique #automobile #affaire #personnel #employé #employeur #actionnaire #travailleurautonome #odomètre

💡 Le savais-tu ?

…que la première voiture canadienne a été construite en 1867 par Henry Seth Taylor, un bijoutier de Stanstead, au Québec. Elle roulait à environ 24 km/h… et n’avait pas de freins !

... que le réseau routier québécois s'étend sur environ 325 000 km. C’est assez pour faire plus de 8 fois le tour de la Terre ! 

... et qu'en 2023, le Québec comptait plus de 5.6 millions de véhicules légers en circulation, qu'ils soient électriques ou non. Tandis qu'au Canada complet, le total de véhicules était de 25.7 millions. Le Québec représentait donc environ 21.8% du parc automobile canadien cette année-là .. et on ne parle pas des moto, autobus et camions lourds 😲